...

Obrada i sređivanje dokumentarnog i arhivskog gradiva

Arhivum - Rijeka

administrativne usluge
Obrade Arhivskog Gradiva

zatražite ponudu

Arhivum je obrt za administrativne usluge koji je osnovan 2024. godine. Javnim i privatnim korisnicima pruža usluge obrade i sređivanja dokumentarnog i arhivskog gradiva. Poseban naglasak stavlja se na izradu popisa gradiva te pomoć pri sređivanju arhivskih spremišta. Obrt pruža i sve ostale oblike savjetovanja vezane uz upravljanje dokumentarnim i arhivskim gradivom.

Imamo prethodno desetogodišnje iskustvo u radu s javnim i privatnim korisnicima te smo kod velikog broja javnih institucija i ureda te privatnih poslovnih subjekata odrađivali poslove sređivanja i obrade arhivskog i dokumentarnog gradiva.

O nama

Arhivum - O nama

Usluge Obrade Arhivskog Gradiva

Izrada popisa gradiva

Izrada popisa gradiva

Tijela javne vlasti prema postojećim normama koje uređuju postupanje s arhivskim gradivom dužna su imati dvije vrste popisa: popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja i popis cjelokupnog gradiva.
Sukladno članku 7. Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva tijela javne vlasti dužna su za sve vrste gradiva koje nastaje njihovim radom izraditi popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja.

Članci 12. i 13. Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva propisuju nužnost vođenja popisa cjelokupnog gradiva za tijela javne vlasti.
Pružamo uslugu izrade obje vrste popisa gradiva koja uključuje dolaske u prostorije spremišta, popisivanje gradiva i njegovo smještanje u tablicu prema postojećim kriterijima, komunikaciju s nadležnim državnim arhivom te izradu pratećih dokumenata.

Ista usluga dostupna je i za privatne poslovne subjekte koji žele sistematizirati svoje arhivsko i dokumentarno gradivo te uspostaviti nadzor nad njim.

Ako se javni ili privatni korisnik odluči za obavljanje usluge isključivo na daljinu bez dolazaka u spremišta, cijena usluge umanjuje se za 50 posto.

Izlučivanje dokumentacije

Tijela javne vlasti dužna su na redovitoj bazi provoditi izlučivanja dokumentarnog gradiva kojem je istekao rok čuvanja.

Postupak izlučivanja kod tijela javnih vlasti je uvijek definiran internim pravilnikom kojim se uređuje postupanje s dokumentarnim i arhivskim gradivom i zahtijeva izradu popisa za izlučivanje koji se prosljeđuje nadležnom državnom arhivu.

Obratite nam se ako je u vašim spremištima gradiva potrebno odraditi izlučivanje s kojim ćete osloboditi prostor za pohranu i ukloniti dokumentaciju kojoj je istekao rok čuvanja.
Ova usluga uključuje dolazak u prostorije spremišta, popisivanje dokumentacije koja je predviđena za izlučivanje, izradu popisa za izlučivanje te komunikaciju s nadležnim državnim arhivom.

Ista usluga dostupna je i za privatne poslovne subjekte koji žele osloboditi prostor za pohranu u spremištima te racionalizirati korištenje poslovne i financijske dokumentacije.

Ako se javni ili privatni korisnik odluči za obavljanje usluge isključivo na daljinu bez dolazaka u spremišta, cijena usluge umanjuje se za 50 posto.

Izrada internih pravilnika te planova klasifikacijskih oznaka

Izrada internih pravilnika te planova klasifikacijskih oznaka

Izrada internih pravilnika koji uređuju postupanje s arhivskim i dokumentarnim gradivom vrlo je važan postupak jer se njime utvrđuju procedure korištenja, obrade, zaštite i izlučivanja arhivskog i dokumentarnog gradiva te uredsko poslovanje na razini ustanove.

Svaka ustanova ima svoju specifičnu organizaciju i poslove koje obavlja pa je samim time potrebno urediti uredsko poslovanje i postupanje s arhivskim i dokumentarnim gradivom sukladno strukturi odjela i zaposlenika.

Kod ove vrste usluge izrađujemo interne pravilnike kojima se uređuje postupanje s arhivskim i dokumentarnim gradivom i vršimo svu potrebnu komunikaciju s nadležnim državnim arhivom. Zasebno izrađujemo planove klasifikacijskih oznaka prema području djelatnosti ustanove te njenim javnim ovlastima.
Ako se javni ili privatni korisnik odluči za obavljanje usluge isključivo na daljinu bez dolazaka u spremišta, cijena usluge umanjuje se za 50 posto.

Suradnja i savjetovanje na temelju ugovora

Suradnja i savjetovanje na temelju ugovora

Za javne i privatne korisnike nudimo model usluge koja se temelji na potpisivanju jednogodišnjeg ugovora o suradnji i savjetovanju koji se poslije može obnavljati.

Ova usluga uključuje dolaske u prostorije spremišta te odrađivanje svih potrebnih ažuriranja dokumentacije. Poslovi koji se odrađuju su ažuriranje popisa cjelokupnog gradiva, izmjene kod popisa gradiva s rokovima čuvanja, izmjene internih pravilnika, izmjene plana klasifikacijskih oznaka, provođenje izlučivanja te komunikacija s nadležnim državnim arhivom.

Svi navedeni poslovi obavljaju se tijekom i na kraju kalendarske godine. Postoji mogućnost da se suradnja i savjetovanje obavljaju kompletno online.

Ako se javni ili privatni korisnik odluči za ostvarivanje ugovorne suradnje isključivo na daljinu bez dolazaka u spremišta, cijena usluge umanjuje se za 50 posto.

Online savjetovanje

Javni i privatni korisnici koji nailaze na probleme tijekom sređivanja arhivskih spremišta, izrade popisa gradiva ili ostalih radnji vezanih uz dokumentarno i arhivsko gradivo mogu odabrati online savjetovanje kao brži način rješavanja problema.
Savjetovanje se odvija putem videopoziva i prethodno je potrebno putem e-maila dostaviti svu relevantnu dokumentaciju (npr. popisi gradiva, pravilnici) te opisati poteškoće koje su nastale u postupku sređivanja. Tijekom savjetovanja isključivo se bavimo problematikom dokumentarnog i arhivskog gradiva vaše ustanove ili tvrtke te detaljno prolazimo kroz sve najvažnije stavke.
Savjetovanje traje do 90 minuta i cijena je 70 eura.
Možete nas kontaktirati putem web stranice, e-maila ili pozivom na telefon radi dogovora oko termina.

online savjetovanje Arhivum Rijeka

Koje su obveze tijela javne vlasti po pitanju dokumentarnog i arhivskog gradiva?

Sukladno Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima, tijela javne vlasti imaju sljedeće obveze u upravljanju dokumentarnim i arhivskim gradivom:
• osigurati da javno dokumentarno gradivo koje je u posjedu bude primjereno zaštićeno, sređeno i opisano te dostupno ovlaštenim osobama u uređenom dokumentacijskom sustavu u skladu s odredbama Zakona
• osigurati prostore za odlaganje i čuvanje javnog dokumentarnoga gradiva
• utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog javnog dokumentarnoga gradiva u digitalnom obliku
• osigurati pretvorbu arhivskoga gradiva koje je u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik
• obavještavati nadležni arhiv o svim važnijim promjenama u vezi s gradivom i omogućiti mu uvid u stanje gradiva.

Koje su obveze privatnih pravnih i fizičkih osoba po pitanju dokumentarnog i arhivskog gradiva?

Privatno dokumentarno i arhivsko gradivo nastaje djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba i ono ne nastaje u obavljanju javnih ovlasti i javne službe te nije u vlasništvu Republike Hrvatske ili jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave odnosno pravnih osoba čiji su oni osnivači ili vlasnici. Jedino privatno arhivsko gradivo na koje se odnose identične obveze kao kod tijela javnih vlasti vezano je uz privatne pravne i fizičke osobe koje su kao vlasnici ili posjednici upisani u Upisnik vlasnika ili posjednika privatnog arhivskoga gradiva na temelju rješenja Hrvatskog državnog arhiva. Sve ostale privatne pravne i fizičke osobe ne podliježu istim obvezama.

Moraju li privatni poslovni subjekti upravljati dokumentarnim i arhivskim gradivom?

Velika većina privatnih poslovnih subjekata nema utvrđene zakonske obveze u vezi upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom i ne podliježu nadzorima nadležnih državnih arhiva. S druge strane, privatni poslovni subjekti dužni su poštivati odredbe posebnih zakona i pravilnika (npr. Zakon o računovodstvu) koje se odnose na načine vođenja i rokove čuvanja poslovne dokumentacije. Postojanje internih pravila za upravljanje dokumentarnim i arhivskim gradivom, popisa gradiva, planova klasifikacijskih oznaka te obavljanje redovitog izlučivanja i poštivanje rokova čuvanja gradiva nužni su kako bi se ostvarilo poslovanje unutar zakonskih okvira, značajno unaprijedilo poslovanje privatnog poslovnog subjekta te poboljšalo upravljanje poslovnom dokumentacijom.

Kako se ostvaruje ugovorna suradnja s obrtom Arhivum?

Javni i privatni korisnici obrt mogu kontaktirati putem web stranice, e-maila ili pozivom na telefon te poslati upit o mogućnostima ugovorne suradnje. Ugovor se u pravilu odnosi na razdoblje od godinu dana, a poslovi koji se odrađuju su ažuriranje popisa cjelokupnog gradiva, izmjene kod popisa gradiva s rokovima čuvanja, izmjene internih pravilnika, izmjene plana klasifikacijskih oznaka, provođenje izlučivanja te komunikacija s nadležnim državnim arhivom. Ugovorom je također garantiran određeni broj dolazaka djelatnika u spremišta javnog ili privatnog korisnika tijekom kalendarske godine.

Cijena godišnje naknade ovisi o vrsti javnog ili privatnog korisnika, dužnim metrima gradiva u spremištima, stupnju sređenosti gradiva, postojanju relevantnih i ažuriranih popisa i uvjetima u kojima se gradivo nalazi.
Javnom ili privatnom korisniku se prije potpisivanja ugovora upućuje ponuda s navedenom cijenom i opisom usluge.
Ako se javni ili privatni korisnik odluči za ostvarivanje ugovorne suradnje isključivo na daljinu bez dolazaka u spremišta, cijena usluge umanjuje se za 50 posto.

Koje su pojedinačne usluge u ponudi?

Obrt Arhivum u ponudi ima sljedeće usluge vezane uz dokumentarno i arhivsko gradivo:
• izrada popisa gradiva
• izlučivanje dokumentacije
• izrada internih pravilnika
• izrada planova klasifikacijskih oznaka.
• online savjetovanje.
Javni i privatni korisnici obrt mogu kontaktirati putem web stranice, e-maila ili pozivom na telefon te poslati upit s navođenjem usluge koja ih interesira te kratkim opisom poslova koje je potrebno uraditi.
Na temelju svog upita javni i privatni korisnici povratno će dobiti ponudu s navedenom cijenom i opisom usluge.

Cijena godišnje naknade ovisi o vrsti javnog ili privatnog korisnika, dužnim metrima gradiva u spremištima, stupnju sređenosti gradiva, postojanju relevantnih i ažuriranih popisa i uvjetima u kojima se gradivo nalazi.
Ako se javni ili privatni korisnik odluči za obavljanje usluge isključivo na daljinu bez dolazaka u spremišta, cijena usluge umanjuje se za 50 posto.

Na kojem području obrt Arhivum obavlja djelatnost?

Obrt Arhivum djeluje u Primorsko-goranskoj županiji, no postoji mogućnost obavljanja poslova i u drugim županijama. Dio usluga obrta zahtijeva dolaske u arhivska spremišta javnih i privatnih korisnika pa se sukladno tome u ponudu kalkuliraju mogući putni troškovi ako se radi o poslovima koji zahtijevaju dolaske u udaljena mjesta.
Usluge vezane uz dokumentarno i arhivsko gradivo koje se obavljaju na daljinu u svakom su trenutku dostupne za područje cijele Republike Hrvatske.

Vaša česta pitanja - FAQ

Kontakt

©2024. Arhivum obrt za administrativne usluge. All Rights Reserved.